¡Demasiadas videollamadas! ¿Qué podemos hacer?

Ya se habla de la “fatiga del Zoom” y los expertos en bienestar laboral y negocios empiezan a manifestar su preocupación por la dosis de estrés adicional que aportan las reuniones virtuales. Descubre por qué ocurre esto y cómo podemos combatirlo.

Faltan pocos minutos para esa nueva video llamada que agendaste. ¿Cómo pasó tan rápido el tiempo? Te quedan varias cosas por terminar antes de entrar a esa reunión que, además, no sabes cuánto puede llegar a durar. Tu ansiedad aumenta.

Te peinas un poco, ordenas el lugar, terminas de almorzar o de tomarte el café rápidamente y, si tienes hijos, tal vez temas que se despierten o que no paren de interrumpirte en plena conversación y si tienes perros aumenta el estrés.

Sumarse a estos encuentros puede ser estresante, más aún si son varios por semana o uno detrás de otro. Algunos hablan del “burnout del video chat”, mientras que otros le llaman la “fatiga del Zoom”.

Zoon, Meet, Messenger, WhatsApp y otras aplicaciones más, son los nuevos compañeros de trabajo en este demandante entorno virtual. Pero, ¿sabemos qué es lo que realmente nos incomoda de esta forma de comunicación? Vamos a explicar algunas las razones y ofrecer algunas claves para manejar mejor la situación.

“Gracias a todos por su tiempo”, dice alguien y se da por terminada la reunión. ¡Qué alivio! Sin embargo, es probable que termines agotado al final de esa conversación. Varios expertos exponen las razones:

Exceso de pantallas. El tiempo prolongado de pantallas (no solo las computadoras, sino también la TV y los celulares) requieren que nuestro cerebro procese información de una forma distinta.

Hay tantos estímulos viniendo de diferentes direcciones, y lidiar con todo eso sin cometer muchos errores puede ser drenante, advierten en un artículo de Harvard Business Review la experta en negocios Swati Apte y la psicóloga Sangeetha Rajan, co fundadoras de The Arts Quotient. A ello se le suman dolores de espalda, resequedad en los ojos, entre otros problemas físicos producto de pasar tantas horas sentados frente a la notebook. 

Mayor esfuerzo. De acuerdo con un estudio del psicólogo Alfred Mehrabian, más del 90% de nuestra comunicación es no verbal. Pero en el mundo virtual, percibir adecuadamente las expresiones faciales, tonos de voz y lenguaje corporal de las personas con las que estamos hablando requiere un mayor esfuerzo. Nos falta información porque estamos frente a “un grupo de cabezas que hablan en una pantalla”, dicen Apte y Rajan. 

Momentos incómodos. Los problemas técnicos agravan la situación: alguien entra y sale de la conversación porque tiene problemas de conexión, otra persona se suma minutos después de iniciada la reunión, caras y voces se congelan.

A esto se le suma el factor silencio: el que hay que dejar entre frases para evitar hablar arriba de otra persona y el tiempo que tarda alguien en responder a una pregunta.

Ese silencio, que en la vida cotidiana es parte del ritmo natural de conversación, en una videollamada puede generar ansiedad, señala Gianpiero Petriglieri, profesor asociado de la escuela de negocios Insead, en una entrevista para BBC.

De hecho, un estudio de los alemanes Katrin Schoenenberg, Alexander Raake y Judith Koeppe, publicado en 2014, reveló que demorarse más de 1,2 segundos en responder una pregunta por teléfono o por videoconferencia puede ser percibido como falta de atención. 

Mirarse a sí mismo. James Jarc, profesor del Central Ohio Technical College y especialista en medios digitales y oratoria, señaló en una entrevista para CNBC que verse a uno mismo a un costado de la pantalla durante una videollamada puede ser, no solo raro y un factor de distracción, sino que además puede llevarnos a “hacer expresiones exageradas o asentir con la cabeza” para mostrar que estamos prestando atención o compensar el hecho de que no podemos contestar en el momento, lo cual demanda mucha energía.

Lista de pendientes. Al final de cada charla, las tareas por hacer parecen multiplicarse. “No todas las videollamadas ayudan a completar el trabajo”, advierten las creadoras de The Arts Quotient.

La pérdida del yo. Al trabajar desde casa, podemos perder la noción del tiempo, ya que no hay código de vestimenta, compañeros a los cuales saludar, transporte por tomar ni hora exacta de salida. Además, con la cuarentena nos hacen falta los hobbies que solíamos atender después del trabajo e incluso sacarnos el pijama en algún momento del día. “Naturalmente, la idea de ‘quién soy’ empieza a deteriorarse lentamente” y “los límites que te permitían formar tu identidad se trastornan, haciendo difícil ser la mejor versión de ti mismo”, indican Apte y Rajan.

Mezcla de espacios. Con las videoconferencias, se desdibujan los límites entre los múltiples aspectos de nuestras vidas (trabajo, amigos, familia, hobbies). “Imagina que vas a un bar y ahí hablas con tus profesores, te encuentras con tus padres o con tu cita, ¿no es raro? Eso es lo que estamos haciendo ahora”, cuando “nuestro único espacio de interacción es una ventana de computadora”, asegura Petriglieri, quien es investigador en aprendizaje y desarrollo laboral.

Además, las reuniones virtuales implican exponer la intimidad ante una cámara. “La gente que está insegura o incómoda con su apariencia o preocupada por la disposición de su ambiente de trabajo remoto puede sentirse presionada”, apunta la coach laboral y columnista de Forbes Rachel Montanez.  

Miedo a perder el trabajo. Montanez sostiene que la presión de encender la cámara durante una videollamada es también una manera de mostrar “presentismo”, mientras que Marissa Shuffler, profesora de Clemson University e investigadora del bienestar laboral, afirma que algunas personas podrían estar sobre exigiéndose para asegurar sus trabajos en un contexto de preocupación por la economía y los despidos. 

¿Qué podemos hacer?

Para aliviar el desgaste físico, psicológico y emocional que nos generan las videoconferencias, y procurar el bienestar de los miembros del equipo, es necesario que empleados y mánagers puedan tomar algunos recaudos:

Haz un registro. Anota cuántas videollamadas tuviste en la semana, cuánto tiempo te consume cada una y qué es lo que te abruma de ellas (si estar frente a la cámara, si son muy seguidas o largas o si las consideras inadecuadas para avanzar con tu trabajo), sugiere Jen Doll, columnista de WeWork. Este trackeo también puede incluir las reuniones virtuales sociales (como los after office, por ejemplo). El objetivo es identificar cómo te hacen sentir y pensar si otras vías de comunicación podrían funcionar mejor.

Limita tus videollamadas. Los expertos coinciden en la importancia de limitar las reuniones virtuales a las estrictamente necesarias e invitar a participar únicamente a las personas adecuadas. ¿Cuáles de esas charlas se pueden abordar mejor a través de un mail, una llamada telefónica o un documento compartido en el que se puedan agregar notas claras para trabajarlo en equipo?

Define estructura, horarios y duración. Jennifer Palumbo, colaboradora de Forbes y madre emprendedora, recomienda agendar reuniones de media hora a una hora como máximo, evitar hacerlas después de las 6 pm o de las 3 pm en el caso de los viernes, y preparar con antelación los objetivos de los encuentros para que los participantes sepan con precisión qué se espera lograr en cada uno.

Muestra empatía. Shuffler resalta la importancia de preguntar, al principio de cada reunión, cómo se sienten los miembros de la charla: “Es una manera de reconectarnos con el mundo, mantener la confianza, reducir la fatiga y la preocupación”. 

Habla solo si hace falta. A lo largo de la videollamada, es importante preguntarse continuamente “¿ayuda en algo que diga lo que estoy pensando?”. Esto para procurar que cada comentario sea verdaderamente relevante y ayudar a que las conversaciones vayan siempre al grano, dice Palumbo.

Cubre tu imagen. Ya que verse a uno mismo en la pantalla es factor de distracción, Shuffler y Petriglieri sugieren prender la cámara solo en las reuniones que lo ameriten. Y si se tiene encendida, Gretchen McCulloch, autora del libro “Because Internet: Understanding the New Rules of Language», afirma que lo mejor será correr la imagen propia a un costado de la pantalla o taparla con un post-it, y tomar notas para retirar la mirada del monitor. 

Evita el multitasking. Cuando llegue la hora de la videollamada, suelta el mail y deja todo a un lado. Enfocarse en varias actividades a la vez solo contribuirá a que tu cerebro se agote rápidamente y podría hacerte ver como desinteresado de la charla, indica Doll. Una manera de sentirse más productivo antes de la reunión podría ser dedicar las mañanas a las tareas habituales del trabajo y las tardes para las videollamadas, añade.

Recapitula. Envía un mail con un resumen de la charla para asegurarte de que todo el mundo está en la misma página y así evitar futuras reuniones para aclarar temas ya conversados.

Tómate un break. Recuerda levantarte de tu silla entre cada videollamada, salir a dar una vuelta, bailar o hacer un poco de ejercicio. Trata de reafirmar tu identidad.

Mantén tu propia rutina. Procura despertarte y acostarte a la misma hora cada día, y comenzar y terminar de trabajar a horas específicas para mantenerte en control de tu tiempo. ¡Un detalle más! Almuerza lejos de cualquier pantalla (incluida la de tu celular), indica Doll. Apte y Rajan lo resumen así: “Encontrarle un ritmo a tu día ayuda a que tu cuerpo y mente se relajen y lidien mucho mejor con las situaciones externas que nos causan estrés”. 

Fuente: https://latam.visma.com/